Universität Zürich Infrabulletin

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Die Bewirtschaftung der Infrastruktur bei einem Immobilienportfolio mit rund 20'000 Räumen in mehr als 200 Liegenschaften stellt hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden und die technischen Hilfsmittel. Seit 2007 verfügt die Universität Zürich über die Software «Planon», die eine Vielzahl von Arbeitsprozessen unterstützt.

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Die Bewirtschaftung der Infrastruktur bei einem Immobilienportfolio mit rund 20'000 Räumen in mehr als 200 Liegenschaften stellt hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden und die technischen Hilfsmittel. Seit 2007 verfügt die Universität Zürich über die Software «Planon», die eine Vielzahl von Arbeitsprozessen unterstützt.

Die Hauptabteilung Infrastruktur übernimmt in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen wichtige Aufgaben für den gesamten Lebenszyklus der Infrastruktur der UZH. Die Anforderungen sind aufgrund der vielen verschiedenen Nutzergruppen und Tätigkeiten sehr unterschiedlich.

Sie umfassen unter anderem die langfristige Bedarfsplanung für die Raumflächen der Organisationseinheiten, die Projektierung und den Bau respektive Umbau von Gebäuden, die langfristige Instandsetzungsplanung der Gebäude und der Infrastruktur, den laufenden Unterhalt der Gebäude und die Wartung der teilweise komplexen technischen Anlagen. Ergänzend kommen weitere infrastrukturelle und kaufmännische Dienstleistungen hinzu wie zum Beispiel das Flächenmanagement und Mietwesen, die Auftragserteilung und -bearbeitung, die Energiebuchhaltung sowie die Budgetierung bzw. Finanzplanung und das Controlling von allen diesbezüglichen Kosten. Diese unterstützenden Prozesse werden häufig auch mit dem Begriff Facility Management umschrieben.

Für die effiziente Unterstützung solcher Prozesse gibt es spezifische Software, die unter dem Begriff Computer Aided Facility Management oder kurz CAFM-Software zusammengefasst wird. Die Verantwortung für den Betrieb und den weiteren Ausbau des CAFM-Systems «Planon» liegt bei der Abteilung Bauten und Investitionen.

Evaluation

Schon sehr früh wurden Teilbereiche wie zum Beispiel die Raumverwaltung und die technische Instandhaltung an der UZH durch spezialisierte Systeme unterstützt. Im Jahr 2007 wurde eine Evaluation gestartet, um ein geeignetes CAFMSystem zu finden, das nicht nur die bestehenden Systeme ablösen, sondern auch zukünftige weitere Anforderungen abdecken sollte. Die Ausschreibung wurde von der Firma A.I.A. gewonnen. Für die Implementierung wurden themenspezifische Projektteams gebildet.

Raum- und Flächenmanagement

In der ersten Phase wurden die Daten aus der alten Raumdatenbank mit der gesamten Historie übernommen. Ausserdem wurde ein webbasierendes Reporting konfiguriert, das die wichtigsten Auswertungen ohne Spezialkenntnisse ermöglicht. Nach der Integration von CAD-Grundrissplänen war es möglich, dass raum- bzw. flächenbezogene Daten visuell dargestellt werden konnten. Dabei muss die Zeitachse berücksichtigt werden. Es soll ja zu einem beliebigen Zeitpunkt der richtige Plan mit den zu diesem Zeitpunkt gültigen Nutzungsdaten

angezeigt werden. Das Mutieren von Raum- und Plandaten per Stichtag ermöglicht es zudem, für jeden beliebigen Zeitraum Berichte und Auswertungen zur Flächenentwicklung zu erstellen. Diese Berichte werden unter anderem für die strategische Planung der Abteilung Immobilienentwicklung benötigt.

Stammdatenschnittstellen

Um die Mehrfacherfassung von Daten und damit Fehlerquellen zu vermeiden, wurden von Anfang an Schnittstellen zu SAP, ZLS und der Telefonie konfiguriert. Die Daten der Organisationseinheiten, Kostenstellen, Mitarbeiter und Lieferanten konnten so direkt von den führenden

Systemen übernommen werden.

Anlagenmanagement und Instandhaltungsplanung

Im darauf folgenden Jahr wurde die Applikation des Betriebsdienstes (WDB) abgelöst. Die technischen Anlagen wurden anhand der vorhandenen Daten im Planon generiert. Alarmmeldungen der Gebäudeleitsysteme vom Irchel, Zentrum und dem Tierspital werden nun von

Planon übernommen und abgearbeitet. Zur Übermittlung übernimmt die notwendige Schnittstelle die Daten aus drei verschiedenen Systemen und ordnet sie den betroffenen Anlagen zu. Abhängig von Standort, Gebäude und Anlage werden die Meldungen dann automatisch

an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Darauf aufbauend wurde die Instandhaltung mit allen planbaren, regelmässigen Inspektionen und Wartungen hinterlegt. Die entsprechenden Aufträge werden für die Servicefirmen mit Wartungsverträgen oder für die zuständigen Mitarbeiter

generiert. Darüber hinaus werden auch die Termine und Fristen der Verträge überwacht und anstehende Termine dem Vertragsverantwortlichen gemeldet. Auch die Dokumentationen aller Anlagen wurden ins System übernommen und stehen nun zentral zum Abrufen zur Verfügung.

Für die Abwicklung der verschiedenen Auftragstypen wurden die entsprechenden Prozesse definiert und hinterlegt. Die auftragsorientierte Zeiterfassung für die internen Mitarbeiter wurde ebenfalls implementiert.

Ablösung Argus

Im Jahr 2009 wurde eine Nachfolgelösung für E-Argus gesucht. E-Argus war als Vorsystem zu SAP konzipiert und wurde zur Erfassung von Kreditorenrechnungen für Bauten, Investitionen und Betrieb sowie für die Fakturierung von Mietrechnungen verwendet.

Die durchgeführte Ausschreibung gewann abermals die Firma A.I.A. mit der Software «Planon». Das Projekt zur Umsetzung wurde thematisch etappiert und wieder entsprechende Projektteams gebildet.

Budgetverwaltung und -planung, Kreditorenrechnungen

Zuerst wurde die Funktionalität für die Budgetplanung und -verwaltung implementiert, um die Budgetierungsrunde für das folgende Jahr bereits unterstützen zu können. Anchliessend wurde die Erfassung von Kreditorenrechnungen mit Unterstützung des bereits für SAP konfigurierten

Beleglesers realisiert. Die Software des Beleglesers wurde modifiziert und kann seither für SAP und Planon genutzt werden. Da die Kreditorenrechnungen den Aufträgen und Bestellungen zugeordnet sind, in denen die Kontierung bereits vorgenommen worden ist, vereinfacht sich einerseits die Rechnungserfassung und gleichzeitig ist eine direkte Budgetkontrolle möglich. Parallel dazu wurde die SAP Schnittstelle für die Kreditorenrechnungen konfiguriert. Über diese Schnittstelle werden die im Planon erfassten Kreditorenrechnungen zur effektiven Zahlung an die Abteilung Finanzen übermittelt. Die Schnittstelle für die Stammdaten aus SAP musste um die Bankenstammdaten und Zahlungsdetails erweitert werden.

Mietwesen

Das Modul Mietwesen unterstützt das Vertragsmanagement bei der Verwaltung der Mietverträge, bei der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen und dem Generieren von Debitorenrechnungen inkl. Einzahlungsschein. Gleichzeitig ermöglicht das Vertragsmanagement eine kontinuierliche Kontrolle der Termine und Fristen und benachrichtigt den Vertragsmanager automatisch, wenn zum Beispiel ein Vertrag ausläuft oder erneuert werden muss. Für dieses Modul wurde die SAP-Schnittstelle erweitert, damit das Inkasso und die Verbuchung des Zahlungseingangs weitgehend

automatisiert werden konnte.

Projektmanagement

Der letzte Schritt war das Projektmanagement und die Kostenkontrolle für die drei Finanzierungsarten von Projekten: Unterhaltsprojekte, die über die laufenden Unterhaltsbudgets finanziert werden, Investitionsprojekte, die mit entsprechenden Investitionsbudgets der UZH finanziert werden und schlussendlich noch der spezielle Fall, dass die Investitionsprojekte zwar von der UZH geleitet werden, aber die Bildungsdirektion des Kantons Zürich die Zahlungen leistet. Bei diesen grösseren Projekten werden die Rechnungen nur zur Budgetkontrolle im Planon erfasst, danach

werden sie per Post zur Zahlung an die Bildungsdirektion weitergeleitet. Dafür wurde ein spezifisches Zahlungsjournal generiert. Parallel wurde noch die Datenübernahme aus E-Argus für alle zurückliegenden Jahre durchgeführt, sodass die gesamte Historie mit Tätigkeiten und Kosten für alle Gebäude verfügbar ist.

Webpläne und Orientierung

2011 wurde ebenfalls das Projekt WePO gestartet, das zum Ziel hatte, eine neue Webseite zur besseren Orientierung an der UZH zu lancieren. Die dafür notwendigen Basisdaten waren entweder schon in Planon vorhanden oder wurden speziell ergänzt. Diese WePO-relevanten

Daten werden regelmässig an das WePO-System zur Aktualisierung übermittelt.

Neue Finanzplattform SAP

2012 sollte das langjährige Projekt der neuen Finanzplattform (NFP) abgeschlossen werden. Dafür wurde einerseits die bestehende SAP-Implementierung grösstmöglich auf den SAP-Standard zurückgeführt und andererseits wurde die Kreisorientierte Budgetverwaltung in eine Profitcenter-orientierte Budgetstruktur überführt. Die notwendigen Anpassungen an den Schnittstellen mussten konfiguriert und die Budgetstruktur für das kommende Jahr angepasst werden. Dies hatte zur Folge, dass gebäudeorientierte Auswertungen, eine sogenannte Objektbuchhaltung, nur noch in Planon möglich ist.

Ablösung Tocco

Dieses Jahr wurde die Ablösung der Software Tocco realisiert, die bis anhin für die Mobiliarbewirtschaftung mit Mobiliareinkauf, Lager und Umzugsmanagement verwendet wurde. Durch die Integration in Planon ist nun auch in diesem Bereich eine durchgängige Bearbeitung der Aufträge

von der Anfrage, über die Planung, die Beauftragung von externen Lieferanten, die Durchführung und die Abrechnung ohne Medienbruch möglich.

Ausblick

Aufgrund der geplanten Umstrukturierung der Bauorganisation für kantonale Gebäude und den daraus resultierenden erhöhten Anforderungen, wird für das kommende Jahr die Erweiterung des Projektmanagements und die Nutzung der Instandsetzungsplanung mit einer

finanziellen Mehrjahresplanung in Angriff genommen.

Vor- und Nachteile eines integrierten Systems

Diese Entwicklungen zeigen die Vorteile eines integrierten Systems deutlich. Über eine CAFM-Software kann ein wichtiger Teil der im Facility Management anfallenden Prozesse abgewickelt werden. Daten müssen nicht doppelt erfasst und gepflegt werden. So ist zum Beispiel jedes Modul mit der Raumdatenbank verknüpft, welche zentral gepflegt wird. Bei der Verwendung von mehreren Systemen müssten diese Raumdaten parallel gepflegt und dauernd abgeglichen werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass modulübergreifende Berichte und Auswertungen direkt aus dem

System heraus gezogen werden können. Wenn verschiedene Nutzergruppen mit unterschiedlichen Prozessen auf einem integrierten System arbeiten, bringt das aber vor allem bei der Weiterentwicklung der Software grosse Herausforderungen mit sich.

Neue Bedürfnisse und Anpassungswünsche müssen sorgfältig auf die Vereinbarkeit mit allen anderen Nutzergruppen geprüft werden. Dies erfordert viel Koordinationsaufwand von den internen Systembetreuern, Kreativität von den Softwareentwicklern und eine gewisse Kompromissbereitschaft von allen Nutzergruppen der UZH.

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